KPI là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa đạt kết quả tốt làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Nắm rõ cách xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt.
Chỉ số nhận xét thực hiện việc hoàn thành công việc – KPI có ý nghĩa lớn trong việc tối ưu đạt kết quả tốt việc thiết lập, theo dõi và nhận xét trong công tác Quản trị nhân sự.
Vậy KPI là gì?
KPI là thông số số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện việc hoàn thành công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn tổ chức, doanh nghiệp.
KPI là từ rút gọn của từ Key Performance indicators – chỉ số nhận xét thực hiện việc hoàn thành công việc.
KPI sẽ giúp chúng ta hiểu một cách rõ ràng hơn về mức độ, quá trình quản trị về một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so sánh với các mục đích kế hoạch đã được đưa ra.
Những ích lợi khi xây dựng chỉ số KPI
Chỉ ra thành quả của một mục đích bằng số liệu định lượng của tổ chức, phòng ban, thậm chí là cá nhân.
Giúp đưa rõ ra các quyết định nhanh khi có những số liệu đo lường chính xác.
Đánh giá cả tích nhân viên sẽ công bằng và cụ thể hơn, qua đó giúp gìn giữ phát triển nhân tài.
Các bước xây dựng chỉ số KPI
1. Nhận xét tổng thể (Organizational Assessment)
Quá trình triển khai xây dựng chỉ số KPI xuất phát từ việc phân tích tổng thể và nhận xét thực trạng công ty, từ tầm nhìn, sứ mạng, kỳ vọng người mua hàng, SWOT, năng lực lõi (hay lợi thế cạnh tranh), kế hoạch, hệ thống, quy trình, con người, văn hóa,…
Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch quản trị sự thay đổi tổng thể, thành lập ban kế hoạch và chuyển đổi, khẳng định đảm bảo từ ban lãnh đạo với các thông điệp truyền thông rõ ràng.
Trong đó, phương pháp luận về cách thức khai triển BSC phải được thực hiện rõ và đồng bộ hóa cho toàn bộ vị trí then chốt.
2. Xây dựng chiến lược (Strategy Formulation)
Một khi công ty đã phân tích môi trường bán hàng và xác định được tầm nhìn, sứ mạng, giá trị cốt lõi, lợi thế cạnh tranh, bước kế tiếp là lựa chọn các kế hoạch phù hợp (“Strategic Theme”).
Theo kinh nghiệm triển khai thành công của các chuyên gia (Best Practices), khuyến nghị không nên chọn quá 04 kế hoạch.
Tiêu chí lựa chọn chiến lược
Giúp tận dụng hoặc phát triển năng lực lõi (lợi thế cạnh tranh) của tổ chức.
Dựa trên các yếu tố then chốt thành công ngành công ty đang tham gia.
Không đánh vào điểm mạnh, mà đánh vào nhược điểm của đối thủ.
Giúp nắm bắt cơ hội trên thị trường.
Không bị giới hạn bởi nguồn tiềm lực hiện có.
Giúp đạt được tầm nhìn của công ty trong lâu dài
3. Xác định mục tiêu và kết quả kế hoạch
Yếu tố tiên quyết khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải cam kết chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. Điều này sẽ được minh họa qua mô hình dưới đây:
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, công ty, bước kế tiếp, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:
S – Specific: mục tiêu nhất định
M – Measurable: mục tiêu đo lường được
A – Attainable: mục đích có thể đạt được
R – Relevant: mục đích thực tế
T – Timebound: mục tiêu có thời hạn nhất định
Nếu xây dựng chỉ số KPIs không có được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc nhận xét nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho bộ máy quản trị tổ chức nói chung.
4. Sử dụng kết quả đánh giá KPIs một cách có hiệu quả
Những giá trị mà việc xây dựng chỉ số KPI đem lại rất đa dạng, nhiều loại và đặc biệt là trong việc gia tăng và đẩy mạnh hiệu năng thực hiện công việc của doanh nghiệp.
Đối với công tác quản trị nhân sự trong đơn vị để phát huy giá trị của bộ máy BSC&KPI thì cần làm ra mối liên kết cần thiết giữa bộ máy BSC&KPI với bộ máy các chính sách nhân sự khác của tổ chức:
Gắn kết quả nhận xét KPI với hệ thống phúc lợi, đãi ngộ và thăng tiến
Dùng kết quả nhận xét KPI cho việc định hướng các hoạt động phát triển nguồn nhân công của doanh nghiệp
Lời kết
Việc xây dựng chỉ số KPI là một trong những nhiệm vụ quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp. Hi vọng qua bài viết trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI cũng như cách xây dựng chỉ số KPI.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Bán Hàng Trên Shopee Hữu Ích
Phương Thoa – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: sage, resources, topdev)
